Liebe Leserin, lieber Leser,

Hand aufs Herz: Wer schon einmal einen Changeprozess in seinem Unternehmen erleben durfte, der weiß, welche Komplexitätsgrade ein derartiger Vorgang haben kann. Dies gilt unabhängig davon, ob passiv als betroffener Mitarbeiter oder aktiv als Manager, dessen Aufgabe darin bestand, diesen Prozess in Wege zu leiten, zu managen und erfolgreich zu Ende zu bringen. Er weiß auch um den Unterschied, ob man in den Prozess eingebunden und als Beteiligter mitgenommen wird oder ob man ihn über sich top down ergehen lassen muss. Denn ja, davon bin ich fest überzeugt, Change Management ist zwar keine Kunst, es hat aber sehr viel mit Können zu tun.

Die richtigen Werkzeuge für gelungene Changeprozesse

Zu den Geheimnissen dieses wie eines jeden anderen ‚Handwerks‘ gehört der richtige Umgang mit den richtigen Werkzeugen. Was beim Schreiner Säge oder Feile sind, sind beim Change Management Hilfswerkzeuge wie Softwareanwendungen und digitale Assistenten. Die Aufgabe dieser großen und kleinen Tools innerhalb des Change Management: Sie unterstützen die Unternehmen bei der erfolgreichen Planung, Umsetzung und bei der Verwaltung von Veränderungen. Diese Tools bieten verschiedene Funktionen und Features, die den gesamten Veränderungsprozess strukturieren, vereinfachen und in Teilen auch automatisieren.

Früher stellten hauptsächlich Kollaborationsplattformen wie Microsoft Project, Lotus Notes oder vor allem die Office-Suite von Microsoft die zentralen Werkzeuge für Dokumentation, Planung, Analyse und Kommunikation im Change Management bereit. Mit dem digitalen Wandel geht die Tendenz in Richtung smarterer Assistenten. Vor allem in der Corona-Pandemie haben Kommunikations- und Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams ihre Feuertaufe bestanden und gezeigt, was man mit ihnen erreichen kann. Ihr meist erfolgreicher Einsatz sicherte die reibungslose Projektarbeit auch in Home-Office-Zeiten und veränderte durch seinen Erfolg en passant die vorher auf Präsenz basierende Arbeitskultur in den Unternehmen auf der ganzen Welt.

Kurz, in dem Maße, in dem die Digitalisierung in die Unternehmen Einzug gehalten hat, in dem Maße wurden digitale Assistenten für jeden Veränderungsprozess und für jedes Projektmanagement unverzichtbar.

Digitale Unterstützung beim Projektmanagement

Es ist eine Binsenweisheit: Erfolg im und mit dem Change Management haben vor allem diejenigen Unternehmen, die zugleich ihr Projektmanagement anpassen. Auch hier kommen digitale Assistenten zum Einsatz. Vor allem modernste Methoden wie das agile Projektmanagement profitieren davon, dass Tools wie zum Beispiel Monday.com (um nur eines herauszugreifen) solch essenzielle Teilaufgaben wie Aufgaben- und Projektverwaltung, Sprintplanung, unterschiedliche Projektansichten, Kollaborationstools sowie Reporting und Statistiken erleichtern oder diese Methode erst möglich machen. Die viel gerühmte Trias aus Transparenz, Flexibilität und Schnelligkeit agiler Projekte ist nur mithilfe digitaler Helfer möglich.

Generative KI auf dem Vormarsch

Wie in vielen anderen Bereichen auch, lässt sich von aktuellen digitalen Assistenten heute kaum sprechen, ohne den Einsatz von künstlicher Intelligenz zu erwähnen. Bis vor anderthalb Jahren spielte die klassische, auf Mustererkennung basierende KI-Software bei den digitalen Assistenten nur eine untergeordnete, eher verdeckte Rolle. Erst mit der Veröffentlichung des großen Sprachmodells ChatGPT 3.5 Ende November 2022 begann auch für die digitalen Assistenten eine neue Ära.
Ganz gleich, ob bei Wissensmanagement, Kommunikation, Mitarbeiterinteraktion, Zusammenarbeit, Schulung oder im Kundenkontakt und Servicebereich – die generative KI ist zunehmend mit an Bord. Mit ihrer Programmierung durch natürliche Sprache mittels Prompts hebt sie den Einsatz und die Effizienz von KI-Tools auch im Change Management auf eine neue Stufe.

Höhere Produktivität und größere Effizienz

Dabei setzen immer mehr große Unternehmen auf die Weiterentwicklung von Open-Source-Sprachmodellen in Richtung eigener Large Language Models. Im Gegensatz zu ChatGPT und zu den anderen fertig trainierten Sprachmodellen werden diese mit branchenspezifischen und unternehmenseigenen Daten trainiert. Doch ob Eigenentwicklung oder ein geschlossenes Sprachmodell – generative KI wird innerhalb des Veränderungsprozesses eingesetzt, um Change Management-Pläne zu erstellen, um Mitarbeiterfragen zu beantworten, um FAQs zu erstellen und die interne Kommunikation zu unterstützen.

Aufgrund seiner Partnerschaft mit OpenAI integriert Microsoft die Fähigkeiten von ChatGPT zum Beispiel in seiner Office-Suite mit dem intelligenten Assistenten namens „Copilot“. Dies Tool unterstützt die Nutzer des MS Office-Pakets bei der Erstellung von Dokumenten, Präsentationen, Analysen, bei der Erstellung von Plänen fürs Änderungsmanagement oder beim Verfassen von E-Mails. Copilot soll das Arbeiten mit Outlook, Excel, Powerpoint etc. um einiges effizienter und produktiver machen. Ob die Erwartung erfüllt wird, dass die Mitarbeitenden durch die Automatisierung von Routinearbeiten auch innovativer werden, muss sich noch zeigen.

Generative KI als Assistent: Wir stehen erst am Anfang

Alles in allem: Dies waren nur einige Beispiele, wie erst die Digitalisierung und jetzt die generative KI die Chancen für das Gelingen von Veränderungsprozessen steigert. Dabei halte ich es für angebracht, dass wir uns bewusst machen, wo wir innerhalb dieser Entwicklung gerade stehen – nämlich ganz am Anfang.
Dies macht es unmöglich, irgendwelche verbindlichen Vorhersagen zur weiteren Entwicklung zu treffen, die mehr als drei oder fünf Jahre umfassen. Doch vielleicht so viel: Es zeichnet sich zumindest ab, dass der Trend heute zum Edge-Computing geht, das heißt, zur Auslagerung der KI-Funktionen auf die Endgeräte. Wer von Ihnen die aktuellen Tech-Nachrichten verfolgt hat, hat sicherlich die Ankündigung von Apple-CEO Tim Cooks mitbekommen, KI-Funktionen im Sprachassistenten Siri auf dem iPhone und in das Mac-Betriebssystem zu integrieren. Alle anderen Hersteller sind ebenso weit oder werden nachziehen. Welche Folgen diese selbstverständliche und alltägliche Unterstützung durch die KI auf uns haben wird, können wir nur erahnen, aber unmöglich wissen.

Orientierung durch das Manager Institut

Eine der wichtigsten Aufgaben unseres Instituts lautet daher: Gerade in derart dynamischen Umbruchszeiten wie den unsrigen wollen wir Ihnen so etwas wie einen roten Faden bieten. Sie werden sicher mit mir übereinstimmen, dass der Einsatz von generativer KI heute nicht mehr wegzudenken ist und schon bald in allen Unternehmensbereichen und bei jedem Change Management selbstverständlich sein wird.
Umso wichtiger ist es, dass Sie rechtzeitig vorsorgen. Zum Beispiel, indem Sie sich wahlweise in unseren Präsenzseminaren, LIVEINAREN®, im hybriden Mix als FLEXINAR® oder in den e-Learnings in Form von Web Based Trainings die einschlägigen Kenntnisse und Fähigkeiten aneignen.
Unser Ziel ist es, Sie zum Mitgestalter des KI-Einsatzes in Ihrem Unternehmen zu machen, statt nur Ausführende zu sein.

Mein Vorschlag: Interessiert Sie das Change Management an sich, schauen Sie sich unser Seminarangebot im Fachbereich Change Management an. Umfassenden Überblick und vertiefendes Wissen über den Einsatz von KI-Tools in vielen Unternehmensbereichen erwerben Sie, wenn Sie an einem der Seminare zur Künstlichen Intelligenz teilnehmen. Sind Sie darüber hinaus an Fähigkeiten interessiert, mit denen Sie generell die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben wollen, könnte für Sie der Bereich Digitales Unternehmen geeignet sein.

Wo immer Sie Ihre fachliche Basis verbreitern werden – ich wünsche Ihnen dabei und bei der Anwendung im Job viel Erfolg!

Aufs hoffentlich hochsommerliche Wiederlesen im Juli!

Ihr
Oliver Haberger
Dipl. Kfm. Univ.
Geschäftsführer